| 1 | استلام ومراجعة الملفات من الطلاب الجدد |
| 2 | تلقى ومراجعة رغبات التشعيب للفرق المختلفة |
| 3 | مراجعة بيانات الكشف الطبي |
| 4 | مراجعة ايصالات التوريد لكل طالب وتسجيلها |
| 5 | اعداد القوائم الدراسية للفرق المختلفة |
| 6 | تسجيل ومراجعة بيانات التحويل من والى الكلية واخلاءات الطرف للطلاب |
| 7 | اعداد البطاقات الجامعية ( الكارنيهات ) |
| 8 | مراجعة المقررات الدراسية وحصر مقررات التخلف وحالات القيد لكل طالب |
| 9 | اعتماد المستندات التاليه (البطاقات الشخصية، وافادات التامين الاجتماعى، واستمارات صندوق التكافل لطلب بحث اجتماعى، واستمارت الالتحاق بالمدن الجامعية ، واستمارات الأنشطة الطلابية ،واستمارات انتخابات اتحاد الطلاب ، واستمارات طلبات الاشتراك في السكه الحديد ) |
| 10 | تلقى التظلمات والالتماسات والشكاوى وطلبات إعادة القيد والإجابة على استفسارات الطلاب مع النصح والإرشاد |
| تلقى طلبات الاعذار، والاعتذارات عن استكمال الدراسه لفتره مؤقته (المرضية، رعاية طفل ، سفر بالخارج ) | |
| اخطار الكنترولات والدعم الفني والاداره المركزيه بأسماء الطلاب المفصولين والموقوف قيدهم والاعذار والاعتذارات | |
| 11 | تسجيل ومراجعة استمارات التيرم الدراسي الصيفي |
| 12 | الاعداد والتنظيم للامتحانات في الفصل الدراسي الأول والثاني والتيرم الصيفى والدور الثانى واعداد كشوف الامتحانات ووتجهيز ارقام الجلوس وتسجيها يدويا على البطاقات ومتابعة دليل أماكن ومتابعة جداول الامتحانات الامتحانات ومتابعة توزيع أعضاء هيئة التدريس للجان وحصر غياب الطلاب خلال فترة الامتحانات |
| 13 | اعداد الاحصائيات الفرق المتخلفة حسب الشعب والنوع وحالة القيد ومحل الميلاد وحسب سداد الرسوم الدراسية |
| 14 | تحرير الافادات التاليه واعتمادها (اثبات قيد، بيان حاله دراسيه، شهادات الفصل والتسلسل الدراسى ، افاده بسحب الملف ، افاده حسن سير وسلوك ، التحويل او نقل القيد من والى الكليه ) |
| 15 | اعداد السجلات القيد للفرق المتخلفة مع مراجعة البيانات الخاصة لكل طالب |
| 16 | اعداد سجلات التجنيد للفرق المختلفة مع مراجعة قرارت التاجيل مع إدارة الاتصال العسكري |
| 17 | مراجعة مكافات تتفوق تمهيدا للصرف |
| 18 | مراجعة نتائج الامتحانات للفرق المختلفة طبقا لاختصاصات لشئون الطلاب ثم إعلانها للطلاب |
| 19 | اصدار شهادات التخرج وتسليم الملفات ومراجعة اخلاءات الطرف للخريجين وشهادات التقديرات وشهادات بيان الدرجات وشهادات حسن السير والسلوك وتسليم الشهادات الاصلية |
| 20 | اعداد كشوف الأوائل بالكلية ومراجعتها |
| 21 | متابعة تنفيذ قرارات مجلس الكلية ومجلس الجامعة والمجلس الأعلى للجامعات |
محضر محتويات الخزينة
- ختم النسر + بصمة الختم
- ختم بيضاوى لشئون الطلاب
- اكلاشيه التيرم الصيفى
- اكلاشيه منتصف الفصل الدراسى
- اكلاشيه تاريخ
| إجراءات ارشفة السجلات والبيانات داخل شئون الطلاب | |
| 1 | التخلص من الوثائق غير الضرورية والمكرره (عديمة النشاط ) لتوفير المساحة المكتبيه المستهلكة للتخزين |
| 2 | نقل الوثائق الغير مطلوبه في الوقت الحالي (غير النشطة )الى مخزن الإدارة لتوفير المساحة لمكتبيه المستهلكة للتخزين |
| 3 | حفظ الوثائق الصادرة والواردة الى الإدارة والاحصائيات والتعليمات (الوثائق الجاريه او النشطة) مجمعة في ملفات خاصة وبعنوانين بارزة |
| 4 | الحفظ الالكترونى لقوائم الدراسيه والاحصائيات والبيانات وعمل قوالب جاهزة للتعديل على أجهزة الحاسب |
| 5 | ابراز العنوانين والعبارات التوضيحيه للسجلات والملفات الورقية وإمكان حفظها حتى تصبح متاحة للاطلاع عليها بسولة لفريق العمل |
| 6 | عمل نظام لسهولة التواصل وتبادل البيانات داخل الإدارة وخارجها من خلال نظم التواصل الحديثة (منصة تيميز التعليمية وتطبيق واتس وتليجرام ) |
| 7 | عمل نسخه احتياطيه من الملفات وأعاد القوالب في أكثر من مكان لضمان عدم فقد البيانات |
| 8 | استخدام المنصات الخاصة بقواعد البيانات الالكترونيه مثل برنامج “زاد” لربط مختلف خدمات الإدارة بجميع افراد فريق العمل واالطلاب عموما، وذلك لخلق علاقة شفافة تتصف بالسرعة والدقة تهدف للارتقاء بجودة الأداء |
| 9 | ضمان سريه البيانات من خلال عمل حساب للخول ورقم سرى يمكن تغيره حسب رغبة المستخدم والتحكم في صلاحيات كل مستخدم |
| 10 | ضمان حفظ وسرية “الاختام “الخاصه بالإدارة تحفظ في خزينه حديديه بمفتاح |
| 11 | استخدام الماسح الضوئىScanner لانجاز بعض المهام في الاداره مثل يجهيز كارنيهات الطلاب وحفظ بيانات ووضعها في برامج قواعد البيانات |
| 12 | مشاركة جميع العاملين في الإدارة في عمليات ارشفة وحفظ السجلات والبيانات بتوجيه من مدير الإدارة ومسئولية خاصة لعامل الإدارة في مهام الاحتفاظ بالمفاتيح والنظافة والترتيب والنقل |
| 13 | جارى عمل فهرسه ورقمنه للوثائق مراجعة ( عمل رقم او كود لكل ويقة واضافة علامات مميزة ) |
.
.
ملاحظة: سوف يكون هذا البحث مختصراً ويركز على الاساسيات ويتجنب الدخول في تفاصيل الاختلافات في حجم وانواع الوثائق بين المؤسسات ليكون صالحا لكل أنواع المؤسسات .
.
الوثائق الإدارية وغير الادارية هى العمود الفقرى والأداة الفعلية لأى جهة تمارس عملاً عاماً وللمؤسسات التى تحرص على ممارسة الإدارة الخدمية او الاقتصادية او العلمية او غيرها ، بالاعتماد على المعلومات والحقائق المسجلة التى تقلل من عشوائية اتخاذ القرارات .
وكون الوثائق هي الوسيلة الفعلية لممارسة وتسيير وتوثيق سير العمل ، فمع الوقت يصبح لدى المؤسسة كماً هائلاً من الوثائق الإدارية التى تعكس ضخامة وأهمية حجم الأعمال التى تقوم بها , ويعتمد عليها فى إدارة شؤونها , لذلك كان من الضرورى اتباع الأساليب العلمية الحديثة والاستفادة منها فى الضبط الأرشيفى لوثائقها لزيادة فاعليتها.
المرحلة الأولى:
وللبدء بوضع المنهجية الصحيحة لمشروع الأرشفة الإلكترونية يجب الإجابة على الاسئلة التالية:
– ما أنواع الوثائق والسجلات المستخدمة فى هذه المؤسسة ؟
– ما حجم الارشيف الورقي الموجود .
– ما هى المتطلبات المادية ( الأجهزة والبرامج) اللازمة لتفعيل الأرشفة الإلكترونية لوثائق إدارة المؤسسة ؟
– ما هي المواصفات التقنية لبرنامج الأرشفة الإلكترونية DMS المطلوب، وذلك وفق نوع وحجم وطبيعة الوثائق وعمل المؤسسة ( تم سابقا نشر موضوع في صفحة النادي عن أفضل نظام ارشفة إلكتروني، ننصح بالعودة الى الموضوع وقرأته ) ؟
– ماهي المدة الزمنية المقترحة لتنفيذ الأرشفة الإلكترونية.
– بناء على حجم الوثائق وحجم التجهيزات المتوفرة ومكان الوثائق وطبيعتها ، يمكننا تحديد حجم اليد العاملة المتدربة المطلوبة لتنفيذ هذا المشروع .
المرحلة الثانية:
تحديد منهجية الرقمنة (Scanning )، ( Numérisation ).
وتتضمن منهجية الرقمنة ، أماكن تجمع الارشيف الورقي ، نوع وعدد المساحات الضوئية Scanners التي تم رصدها لعملية الرقمنة ، وعدد العاملين المكلفين بعملية الرقمنة ، وبالاعتمال على هذه النقاط يتحدد معنا الاجوابة على التساؤلات التالية :
– هل يتم رقمة أرشيف إدارة تلو الأخرى ، ام كل الإدارات مع بعضها على التوازي ، أم رقمة الارشيف المركزي الذي يضم وثائق كل الإدارة؟
– هل يتم إدخال بيانات الفهرسة ( Meta data) لكل وثيقة بعد رقمنتها أم تجميع كل صور الرقمة في مكان واحد على الشبكة ومن ثم توزيعها على مدخلي البيانات؟
– هل يتم نقل الوثائق الورقية التي تم رقمنتها الى مدخل البيانات لأخذ البيانات منها ومقارنة الوثائق بالصور أم يتم نقلها مباشرة لغرفة الأرشيف الورقي بعد رقمنتها.
– هل حالة الوثائق تتطلب مراقبة حودة الصور الناتجة عن عملية الرقمنة ؟
وبعد تحديد الاجابات على هذه التساؤلات يمكننا الانتقال للمرحلة التالية .
المرحلة الثالثة :
حقول الفهرسة
قبل البدء بعملية الارشفة الالكترونية لابد ان تتضمن منهجية تنفيذ المشروع ، حقول الفهرسة التي اعتمدة لكل ارشيف او لكل مديرية او لكل إدارة .
كما لابد ان تتضمن المنهجية تحديد دقيق للحقول المشتركة بين ارشيف وآخر ، اذا كان هناك من حقول مشتركة .
الاخذ بعين الاعتبار أن عدد حقول الفهرسة كلما كان كبيرا ، كانت عملية إدخال البيانات اصعب وتحتاج وقت اكثر ، ولذلك اختصار عدد حقول الفهرسة مطلوب لتسريع علمية الارشفة الالكترونية ، رغم ان بعض المختصين ينصحون بان يكون عدد الحقول كبير ليسرع عملية الوصول للوثيقة في الارشيف الالكتروني ، إلا ان الوصول السريع للوثيقة يمكن أن يتحقق بطرق أخرى ، مثل أرشفة الوثائق وفق نوعها ، استخدام تصنيفات دقيقة لكل ارشيف ، وكذلك استخدام تقنية الشجرة في توزيع الوثائق داخل الارشيف الالكترونية .
المرحلة الرابعة :
إدخال بيانات الفهرسة (Indexing Data Entry) ، (saisie de données d’ Indexation )
غالبا إدخال بيانات الفهرسة إلى حقول الفهرسة يأتي مباشرة بعد عملية الرقمنة للوثيقة ، وذلك كي لاتتراكم الوثائق المرقمنة وتصبح عملية فرزها وتوزيعها لإدخال البيانات مشكلة .
لذلك عند استخدام الماسحات الضوئية الدفعية ، يتم الحرص على وضع فواصل بين كل وثيقة ، ليتم انشاء ملف إلكترونية منفصل لكل وثيقة عند رقمنتها ، وتوزيع الملفات على مدخلي البيانات لتسريع عملية إدخال البيانت واشراك جميع المدخلين في العملية .
كل المعطيات التي يجب اخذها بعين الاعتبار لوضع الطريقة الامثل لإدخال البيانات ، تكون متعلق بالواقع الفعلي ، قاعات العمل ، توزيع المراقبين للوثائق المرقمة والبيانات المدخلة المرتبطة بها ، تحديد مستوة السرية للوثائق ليتم تحديد من يستطيع الاطلاع عليها في مابعد ، وكذلك توزيع الاشخاص مالكي حق المصادقة على الوثائق الالكترونية لادخالها بشكل رسمي للارشيف الالكترونية لتصبح جزء منه يمنع تعديلها ، إلا من قبل من يملك صلاحة .
المرحلة الخامسة :
إعادة ترتيب الأرشيف الورقي :
منهجية اعادة الارشيف الورقي لمكانه بعد رقمنته ، مع الاخذ بعين الاعتبار ، تخصيص حقل من حقول الفهرسة للمكان الفيزيائي للوثيقة الورقية ، ليساعدنا الارشيف الالكتروني بالوصول السريع للوثيقة الورقية الاصلية من خلال ادخال الترميز المتبع سابقا بالارشيف الورقي في هذا الحق ، والذي نتج بدوره عن اتباع احد الطرق العالمية في تصنيف الارشيف الورقي سابقا عند بناء الارشيف الورقي .
المرحلة السادسة :
التوصيات
لابد في اي منهجية للارشفة الاكترونية ان تتضمن مجموعة من التوصيات الضرورية ، والتي يجب اتباعها لتكون علمية الارشفة الالكترونية متقنة ، وتنفذ وفق افضل الشروط .
يمكن ان تتضمن التوصيات مايلي :
1- استخدام نظام المسارات في عملية الارشفة الالكترونية او عدم استخدامه.
2- التدريب الجيد للعاملين على تنفيذ المشروع قبل البدء بالتنفيذ
3- تدريب المستثمرين للارشيف الالكترونية على الطريق المختلفة للبحث
4- تدريب مدراء النظام بشكل جيد على صيانة النظام وأخذ النسخ الاحتياطية من الارشيف الالكترونية بشكل دوري.
5- وضع نظم الحماية الضرورية للشبكة والمخدمات لحماية الارشيف الالكتروني من الاختراقات .
6- التحضير للانتقال للادراة الاكترونية من خلال اختيار نظام سير عمل مثالي Workflow متوافق من نظام الارشفة الالكترونية المستخدم.
| بيان بالرسوم الدراسيه | |
| 947.5 | رسوم الفرقة الرابعة |
| 847.5 | رسوم الفرقة الثالثة |
| 847.5 | رسوم الفرقة الثانية |
| 860.5 | رسوم الفرقة الاولى |
| 25 لكل ساعة نظريه | رسوم الكتاب الالكترونى |
| 200 | رسوم طلب التحويل |
| 100 | رسوم المحتوى العلمى للفرقة الواحده |
| 100.5 | رسوم ايه افادة للطالب المقيد بالكلية
(اثبات قيد، بيان حاله دراسيه، سحب ملف ) |
| 100.5 | رسوم شهادات الخريجين
(التخرج ، بيان الدرجات ، حسن سير وسلوك ) |