شئون طلاب

رؤية ورسالة واهداف ادارة شئون الطلاب

  • رؤية إدارة شئون الطلاب

تحقيق التميز وتطوير العمل وضمان جودة الأداء وتبسيط الإجراءات الخاصة بشئون الطلبة للانتقال جزريا من الوسائل التقليدية الى الوسائل التقنية الحديثة بما يكفل مكانة مرموقة للإدارة بين الإدارات المختلفة في كلية العلوم وخارجها.

  • رسالة إدارة شئون الطلاب

تقديم خدمات طلابية وتعليمية متكاملة في ظل منظومة فاعلة من جودة التعليم والتطوير التكنولوجي والمساهمة فى اعداد طلبة مهيئين لخدمة المجتمه والبيئة.

  • أهداف إدارة شئون الطلاب
  1. متابعة المشاكل والمعوقات الاكاديمية وغير الاكاديمية التي تواجه الطلبه وإيجاد الحلول المناسبه لها
  2. تنظيم شئون الخدمات الطلابية في الكلية
  3. المشاركة في إعداد السياسة الكفيله بتشجيع الدراسة في بعض الأقسام في مرحلة البكالوريوس
  4. تشجيع الطلاب على المشاركه في الانشطة الطلابية
  5. تبصير الطلاب بحقوقهم الجامعية وكيفية الحصول عليها باللجوء إلى القنوات الشرعية والرسمية داخل الكلية وخارجها
  6. اعطاء صورة مشرقة عن مستوى تنظيم العمل على مستوى الادارة للوصول إلى أعلى مستويات جودة العمل الأكاديمي كدعامة أساسية في بناء مجتمع مثالي داخل الكلية
  7. استخدام برامج الكترونية تلبي الاحتياجات الادارية لتطوير العمل في الادارة

الاوراق المطلوبة من الطلاب المستجدين للقيد بالفرقة الأولى

  • أصل شهادة الثانوية العامة + 5 صور منها

– أصل شهادة الميلاد + 5 صور منها

  • بطاقة الترشيح
  • 8 صور شخصية ( مع كتابة الاسم واضحا على خلفية كل صورة)

– صور البطاقة الشخصية                           

– صور بطاقة ولى الامر

– نموذج 2 جند للذكور                             

– نموذج مختوم لبطاقة 6  او 7 جند للذكور

 – دوسية بلاستيك ويوضع بداخلة اصول المستندات وصور المستندات ويفصل بين الأصول والصور بدبوس مختلف  

 – صورة من كارت التطعيم للطلاب الذين تجاوزت أعمارهم 18 عام

    (مع احتفاظ الطالب باصل كارت التطعيم)

 

 

إجراءات التسجيل المتبعة لقيد الطلاب المستجدين بالفرقة الاولى

  • الحصول على بيانات اسم المستخدم من خلال موقع الكلية او صفحة اتحاد طلاب كلية العلوم والرقم السري عبارة عن الرقم القومى للطالب ويرجى ادخال البيانات بصوره صحيحه حتى لايعترض الحساب الى الغلق

2-      سداد الرسوم من خلال منصة “زاد” على الرابط التالى     http://193.227.46.42/ZAD_sci    

  • وعند الدخول يوصى بادخال رقم الهاتف ضمن البيانات الأساسية للطالب، ومن القائمة اليمنى يختار الطالب تبويب “خدمات الدفع الالكترونى ” ثم الضغط على القائمة الفرعية ” سداد الرسوم ” مقدار الرسوم 860.5 ج بالإضافة الى رسوم الكتاب الالكترونى 245ج ، وهى رسوم الفصل الدراسى الأول مع العلم انه يوجد طرق مختلفة للسداد سواء كان عن طرق فورى او عن طريق ايه فيزا الكترونية ( النظام لا يقبل كارت ميزه  او فيزا البريد) ويحذر في حالة القيام باختيار طريقة السداد عن طريق فورى لا يقوم الطالب  بالضغط على زر “اغلاق “حتى لا يتم غلق عملية السداد لمدة ثلاثة أيام متواصلة  وعلى الطالب انتظار ظهور كود السداد الذي سوف يظهر على الشاشة وسوف يتم أيضا ارسال كود السداد برسالة نصيه على الهاتف

         الرابط التالى شرح فديو لكيفية سداد الرسوم على برنامج زاد (30) خدمات التحصيل الإلكتروني – YouTube

https://www.youtube.com/watch?v=pxpnOvb5Gc0        

  • من داخل المنصة بعد إتمام عملية السداد يقوم الطالب باختيار الشعبة التي يرغب في الالتحاق بها وذلك من القائمة اليمنى للنظام يختار الطالب تبويب “التشعيب ” ثم اختيار القائمة الفرعية ” تشعيب آلى” وعلى الطالب التفكير جيدا قبل عملية الاختيار واختيار الرغبة الأولى ثم الرغبة الثانية ثم الرغبة الثالثة وللتنبيه لا تعتير عمليه التشعيب نهائيه الا بعد الضغط على السهم الموجود في اقصى الجهة اليسرى ثم اختيار زر “اعتماد رغبات التشعيب “
  • يتوجة الطالب الى إدارة شئون الطلاب ويتسلم الطالب ملف اوراقة ويحتوي على (طلب التحاق، استمارة الكشف الطبي للطلاب اقل من 18 عام او استمارة أخرى للطلاب اللذين يتجاوز أعمارهم 18 عام) ويقوم الطالب بملئ النماذج الموجودة داخل الملف
  • ثم يتوجه الطالب الى الادارة الطبية بمبنى “ج” للفحص الطبى
  • الرجوع الى إدارة شئون الطلاب لتسليم الملف مع كافة الاوراق المطلوبة بعد الانهاء من توقيع الكشف الطبي وسداد الرسوم المقررة ولن يتم استلام اية ملف دون تقديم صورة من كارت التطعيم للطلاب الذين تجاوزت أعمارهم 18 عام تسليم صوره فقط مع احتفاظ الطالب بالاصل .
  • تطبيق آليات التشعب على الطلاب طبقا لقرار مجلس الكلية ورغبات الطلاب ثم اعداد القوائم الدراسية ومراجعتها، ثم اعتمادها، ثم إعلانها.

الهيكل التنظيمى الداخى لادارة شئون الطلاب

م الاسم التخصص
1 أ/ سعيد فوزي هاشم                                                          مدير ادارة شئون الطلاب
2 أ/ أشرف رشاد محمد                                                                  مراجع الادارة
3 أ/ مبارك صبرى ابراهيم مختص الجداول
4 أ/ عائشة موسى مناع                                                                 مسؤول الفرقة الثالثة
5 أ/ اسراء طه عبد المجيد مسؤول الفرقة الرابعة
6 أ/ صفاء فتحى مرسى                                                                 مسؤول الفرقة الثانية
7 أ/ مروة عصام فريد                                                                    مسؤول الفرقة الاولى
8 أ/ مى محمود صالح                                                                   مسؤول الفرقة الاولى
9 أ/ اسماء حمدى عبدالجابر                                                           مسؤول الفرقة الثالثة
10 أ/ بدر خلف عزوز                                                                      مسؤول الفرقة الثانية

 

تتبع الادارة السيد الأستاذ الدكتور وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب

 

حالة عدم تواجد مدير الإدارة يكون المراجع هو البديل له وفى حالة عدم تواجد المراجع يكون مسؤول الفرقة الرابعة هو البديل له وفى حالة عدم تواجد مسؤول الفرقة يكون مسؤول التحرير ومراجعة البيانات هو البديل له.

1 أ/ محى الدين عبدا لسلام                                                           مدير الخريجين
2 أ/ احلام حسن عارف                                                                مراجع الخريجين
2 أ/ عمرو جنيدى حسن                                     مسؤول تحرير الشهادات
2 أ/ اميره عبد الله على عبد الرحيم مسؤول تحرير الشهادات

تتبع الادارة السيد الأستاذ الدكتور وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب

– في حالة عدم تواجد مدير الإدارة يكون المراجع هو البديل له وفى حالة عدم تواجد المراجع يكون مسؤول تحرير الشهادات هو البديل.

 

اهم اللوائح والقوانين المستخدمه في الادارة
1 قانون تنظيم الجامعات المصرية ولائحته التنفيذية الصادر بالقانون رقم 49 لسنة 1975 وتعديلاتها
2 قانون الخدمه العسكريه والوطنية رقم ١٢٧ لسنة ١٩٨٠ بإصدار قانون الخدمة العسكرية والوطنية وفقاً لآخر تعديل صادر في ١٤ سبتمبر عام ٢٠١٤
3  قانون الخدمة العسكرية والوطنية رقم 25 لسنة 1972
4 قرارات المجلس الأعلى للجامعات المصرية
5 لائحة كلية العلوم الصدارة للفصول الدرسية
6 لائحة الساعات المعتمدة لكلية العلوم
7 قرارات مجلس الجامعة
8 قرارارت مجلس الكلية

 

 

 

إجراءات تقدم الطلاب بالاعذار المرضيه والاعتذارات
يتقم الطالب بطلب الى السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية ويحدد نوع العذر او الاعتذار ويقدمه في الأوقات الرسميه المنصوص عليها  
لا يجوز قبول أعذار مرضية بعد نهاية مواعيد الامتحانات بأى حال من الأحوال.  
يرفق مع الطلب كافة الأوراق الرسمية الدالة على حقيقة العذر او الاعتذار المقدم منه ولا يعتد بايه أوراق غير مصدق عليها او صادره عن جهات غير رسميه  
في حالة الاعذار المرضية يتم عرض الطلب على الإدارة الطبيه لتحديد قبول العذر من عدمة ثم اعتمادة ثم عرضه على مجلس الكلية  
  يقوم الطالب بسداد المقابل المالى المحدد للعذر المرضى في خزينة الاداره الطبيه.  
في حالة الاعتذارات التي تمنع الطالب من استكمال الدراسة لفتره مؤقته يتم عرض الطلب على مجلس الكلية للدراسة ثم القبول او الرفض بعد دراسة الظروف والملابسات المحيطة بكل حالة على حده ثم عرض الموضوع على مجلس الجامعة  
يطبق قانون تنظيم الجامعات المصرية ولائحته التنفيذيه وقرارات المجلس الأعلى للجامعات المصرية ولائحة كلية العلوم  
نصت الفقرة الأخيرة من المادة 80 من اللائحة التنفيذية لقانون تنظيم الجامعات على الآتي”إذا تخلف الطالب عن دخول الامتحان بعذر قهري يقبله مجلس الكلية فلا يحسب غيابه رسوبا، بشرط ألا يزيد التخلف عن فرصتين متتاليتين أو متفرقتين خلال سنوات الدراسة بالكلية، ويجوز في حالة الضرورة بقرار من مجلس الجامعة منح فرصة ثالثة للطالب  

 

 

 

إجراءات تجنيد الطلاب
1 الطالب الذي يجاوز عمره (18) عامًا سواء كان مستجدًا أو مقيدًا بالكلية من أعوام سابقة عليه سرعة التقدم بالبطاقة العسكرية (6 جند او 7 جند) ولابد من اعتمادها ويلاحظ أن هذه البطاقة يحصل عليها الطالب من مركز الشرطة التابع له وذلك لإتمام إجراءات تأجيل تجنيده لسن (28) عام أو تقديم شهادة الإعفاء النهائي أو المؤقت من الخدمة العسكرية.
2 للطالب المنتظم بالدراسة له حق تأجيل التجنيد حتى بلوغ سن (28) سنة أو حصوله على المؤهل أيهما أقرب.
3 وإذا بلغ الطالب (28) عام خلال قيده بالفرقة النهائية يمتد له التاجيل له حتى نهاية العام الدراسى المقيد فيه الطالب وفى حالة عدم نجاحه يتم إيقاف قيده فورا وتخطر عنه منطقة التجنيد التابع لها لحين تحديد موقفه من التجنيد أما بتقديم شهادة إعفاء نهائي أو مؤقت (الأصل) أو تقديم نفسه لمنطقة التجنيد التابع لها لتجنيده ثم موافاة الكلية بإثبات تجنيده من الوحدة التي يخدم بها معتمدة من السجلات العسكرية
4 إذا كان الطالب قد أدى الخدمة العسكرية أو معفى نهائيًا أو مؤقتًا منها يجب عليه التقدم بالشهادة الدالة على ذلك (الأصل) ولا تقبل الصورة.
5 بالنسبة للطالب المعفى مؤقتًا يجب تجديد الشهادة كلما انتهى مفعولها وفي حالة زوال سبب الإعفاء المؤقت يوقف قيده وتخطر عنه منطقة التجنيد المختصة.
7 يتم عرض قرارات إيقاف القيد على مجلس الكلية
8 إذا كان الطالب المجند يرغب في دخول الامتحان يتقدم بإثبات تجنيده من الوحدة المجند بها معتمد من السجلات العسكرية مرفقا به موافقة هيئة التدريب فرع البعثات على دخوله الامتحان ويتم عرض الطلب على مجلس الكلية
9 يلتزم كل طالب بلغ سن السادسة عشرة من عمره بضرورة تقديم البطاقة المدنية (الرقم القومي) لمسئول التجنيد بالكلية لتسجيل بياناتها بسجل التجنيد عند الالتحاق بالكلية طبقاً للقانون رقم 260 لسنة 1960 المعدل بالقانون رقم 11 لسنة 1965.
10  يطبق قانون الخدمة العسكرية والوطنية رقم 25 لسنة 1972
11  يطبق قانون رقم ١٢٧ لسنة ١٩٨٠ بإصدار قانون الخدمة العسكرية والوطنية وفقاً لآخر تعديل صادر في ١٤ سبتمبر عام ٢٠١٤

 

 

 

 

 

 

بالنسبة لقواعد التجنيد تقوم إدارة شئون الطلاب بتنفيذ ومتابعة الآتي:

  • متابعة الحالات التجنيدية للطلاب من خلال سجل التجنيد الخاص بكل مستوى.
  • متابعة تواريخ ميلاد الطلاب وتواريخ شهادات الإعفاء المؤقتة.
  • إنذار الطلاب عند زوال سبب التأجيل أو الإعفاء الخاص بهم.
  • إعداد قرار الفصل في حالة عدم تحديد الموقف من التجنيد رغم الإنذار للطلاب الذين تجاوزوا السن القانوني من أصل وثلاث صور ثم يخطر مكتب الاتصال العسكري بالأصل وتحفظ صورة بملف الطالب وصورة بالقسم للتفتيش السنوي وصورة للطالب.
  • تسهيل عمل لجنة التفتيش العسكري للتفتيش على سجلات التجنيد بالقسم.
  • إخطار الكنترولات بأسماء الطلاب المفصولين

 

 

مهام إدارة شئون الطلاب

1 استلام ومراجعة الملفات من الطلاب الجدد
2 تلقى ومراجعة رغبات التشعيب للفرق المختلفة
3 مراجعة بيانات الكشف الطبي
4 مراجعة ايصالات التوريد لكل طالب وتسجيلها
5 اعداد القوائم الدراسية للفرق المختلفة
6 تسجيل ومراجعة بيانات التحويل من والى الكلية واخلاءات الطرف للطلاب
7 اعداد البطاقات الجامعية ( الكارنيهات )
8 مراجعة المقررات الدراسية وحصر مقررات التخلف وحالات القيد لكل طالب
9 اعتماد المستندات التاليه (البطاقات الشخصية، وافادات التامين الاجتماعى، واستمارات صندوق التكافل لطلب بحث اجتماعى،  واستمارت الالتحاق بالمدن الجامعية ، واستمارات الأنشطة الطلابية ،واستمارات انتخابات اتحاد الطلاب ، واستمارات طلبات الاشتراك في السكه الحديد )
10 تلقى التظلمات والالتماسات والشكاوى وطلبات إعادة القيد والإجابة على استفسارات الطلاب مع النصح والإرشاد 
   تلقى طلبات الاعذار، والاعتذارات عن استكمال الدراسه لفتره مؤقته  (المرضية، رعاية طفل ، سفر بالخارج )
  اخطار الكنترولات والدعم الفني  والاداره المركزيه بأسماء الطلاب المفصولين والموقوف قيدهم والاعذار والاعتذارات
11 تسجيل ومراجعة استمارات التيرم الدراسي الصيفي
12 الاعداد والتنظيم للامتحانات في الفصل الدراسي الأول والثاني والتيرم الصيفى والدور الثانى واعداد كشوف الامتحانات ووتجهيز ارقام الجلوس وتسجيها يدويا على البطاقات ومتابعة دليل أماكن ومتابعة جداول الامتحانات الامتحانات ومتابعة توزيع أعضاء هيئة التدريس للجان وحصر غياب الطلاب خلال فترة الامتحانات
13 اعداد الاحصائيات الفرق المتخلفة حسب الشعب والنوع وحالة القيد ومحل الميلاد وحسب سداد الرسوم الدراسية
14 تحرير الافادات التاليه واعتمادها (اثبات قيد، بيان حاله دراسيه، شهادات الفصل والتسلسل الدراسى ، افاده بسحب الملف ، افاده حسن سير وسلوك ، التحويل او نقل القيد من والى الكليه )
15 اعداد السجلات القيد للفرق المتخلفة مع مراجعة البيانات الخاصة لكل طالب
16 اعداد سجلات التجنيد للفرق المختلفة مع مراجعة قرارت التاجيل مع إدارة الاتصال العسكري
17 مراجعة مكافات تتفوق تمهيدا للصرف
18 مراجعة نتائج الامتحانات للفرق المختلفة طبقا لاختصاصات لشئون الطلاب ثم إعلانها للطلاب
19 اصدار شهادات التخرج وتسليم الملفات ومراجعة اخلاءات الطرف للخريجين وشهادات التقديرات وشهادات بيان الدرجات وشهادات حسن السير والسلوك وتسليم الشهادات الاصلية
20 اعداد كشوف الأوائل بالكلية ومراجعتها
21 متابعة تنفيذ قرارات مجلس الكلية ومجلس الجامعة والمجلس الأعلى للجامعات

محضر محتويات الخزينة

  • ختم النسر + بصمة الختم
  • ختم بيضاوى لشئون الطلاب
  • اكلاشيه التيرم الصيفى
  • اكلاشيه منتصف الفصل الدراسى
  • اكلاشيه تاريخ

 

 

   إجراءات ارشفة السجلات والبيانات داخل شئون الطلاب
1           التخلص من الوثائق غير الضرورية والمكرره  (عديمة النشاط ) لتوفير المساحة المكتبيه المستهلكة للتخزين
2 نقل الوثائق الغير مطلوبه في الوقت الحالي (غير النشطة )الى مخزن الإدارة لتوفير المساحة لمكتبيه المستهلكة للتخزين
3 حفظ الوثائق الصادرة والواردة الى الإدارة والاحصائيات والتعليمات (الوثائق الجاريه او النشطة) مجمعة في ملفات خاصة وبعنوانين بارزة
4 الحفظ الالكترونى لقوائم الدراسيه والاحصائيات والبيانات وعمل قوالب جاهزة للتعديل على أجهزة الحاسب
5 ابراز العنوانين والعبارات التوضيحيه للسجلات والملفات الورقية وإمكان حفظها حتى تصبح متاحة للاطلاع عليها بسولة لفريق العمل
6  عمل نظام لسهولة التواصل وتبادل البيانات داخل الإدارة وخارجها من خلال نظم التواصل الحديثة (منصة تيميز التعليمية وتطبيق واتس وتليجرام )
7  عمل نسخه احتياطيه من الملفات وأعاد القوالب في أكثر من مكان لضمان عدم فقد البيانات
8 استخدام المنصات الخاصة بقواعد البيانات الالكترونيه مثل برنامج “زاد”  لربط مختلف خدمات الإدارة  بجميع افراد فريق العمل واالطلاب عموما، وذلك لخلق علاقة شفافة تتصف بالسرعة والدقة تهدف للارتقاء بجودة الأداء
9 ضمان سريه البيانات من خلال عمل حساب للخول ورقم سرى يمكن تغيره حسب رغبة المستخدم والتحكم في صلاحيات كل مستخدم
10 ضمان حفظ وسرية “الاختام “الخاصه بالإدارة تحفظ في خزينه حديديه بمفتاح 
11 استخدام الماسح الضوئىScanner لانجاز بعض المهام في الاداره مثل يجهيز كارنيهات الطلاب وحفظ بيانات ووضعها في برامج قواعد البيانات
12 مشاركة جميع العاملين في الإدارة في عمليات ارشفة وحفظ السجلات والبيانات بتوجيه من مدير الإدارة ومسئولية خاصة لعامل الإدارة في مهام الاحتفاظ بالمفاتيح والنظافة والترتيب والنقل
13 جارى عمل فهرسه ورقمنه للوثائق        مراجعة (  عمل رقم او كود لكل ويقة واضافة علامات مميزة )

 

 

.

 

 

 

.
ملاحظة: سوف يكون هذا البحث مختصراً ويركز على الاساسيات ويتجنب الدخول في تفاصيل الاختلافات في حجم وانواع الوثائق بين المؤسسات ليكون صالحا لكل أنواع المؤسسات .
.
الوثائق الإدارية وغير الادارية هى العمود الفقرى والأداة الفعلية لأى جهة تمارس عملاً عاماً وللمؤسسات التى تحرص على ممارسة الإدارة الخدمية او الاقتصادية او العلمية او غيرها ، بالاعتماد على المعلومات والحقائق المسجلة التى تقلل من عشوائية اتخاذ القرارات .
وكون الوثائق هي الوسيلة الفعلية لممارسة وتسيير وتوثيق سير العمل ، فمع الوقت يصبح لدى المؤسسة كماً هائلاً من الوثائق الإدارية التى تعكس ضخامة وأهمية حجم الأعمال التى تقوم بها , ويعتمد عليها فى إدارة شؤونها , لذلك كان من الضرورى اتباع الأساليب العلمية الحديثة والاستفادة منها فى الضبط الأرشيفى لوثائقها لزيادة فاعليتها.

المرحلة الأولى:
وللبدء بوضع المنهجية الصحيحة لمشروع الأرشفة الإلكترونية يجب الإجابة على الاسئلة التالية:
– ما أنواع الوثائق والسجلات المستخدمة فى هذه المؤسسة ؟
– ما حجم الارشيف الورقي الموجود .
– ما هى المتطلبات المادية ( الأجهزة والبرامج) اللازمة لتفعيل الأرشفة الإلكترونية لوثائق إدارة المؤسسة ؟
– ما هي المواصفات التقنية لبرنامج الأرشفة الإلكترونية DMS المطلوب، وذلك وفق نوع وحجم وطبيعة الوثائق وعمل المؤسسة ( تم سابقا نشر موضوع في صفحة النادي عن أفضل نظام ارشفة إلكتروني، ننصح بالعودة الى الموضوع وقرأته ) ؟
– ماهي المدة الزمنية المقترحة لتنفيذ الأرشفة الإلكترونية.
– بناء على حجم الوثائق وحجم التجهيزات المتوفرة ومكان الوثائق وطبيعتها ، يمكننا تحديد حجم اليد العاملة المتدربة المطلوبة لتنفيذ هذا المشروع .
المرحلة الثانية:
تحديد منهجية الرقمنة (Scanning )، ( Numérisation ).
وتتضمن منهجية الرقمنة ، أماكن تجمع الارشيف الورقي ، نوع وعدد المساحات الضوئية Scanners التي تم رصدها لعملية الرقمنة ، وعدد العاملين المكلفين بعملية الرقمنة ، وبالاعتمال على هذه النقاط يتحدد معنا الاجوابة على التساؤلات التالية :
– هل يتم رقمة أرشيف إدارة تلو الأخرى ، ام كل الإدارات مع بعضها على التوازي ، أم رقمة الارشيف المركزي الذي يضم وثائق كل الإدارة؟
– هل يتم إدخال بيانات الفهرسة ( Meta data) لكل وثيقة بعد رقمنتها أم تجميع كل صور الرقمة في مكان واحد على الشبكة ومن ثم توزيعها على مدخلي البيانات؟
– هل يتم نقل الوثائق الورقية التي تم رقمنتها الى مدخل البيانات لأخذ البيانات منها ومقارنة الوثائق بالصور أم يتم نقلها مباشرة لغرفة الأرشيف الورقي بعد رقمنتها.
– هل حالة الوثائق تتطلب مراقبة حودة الصور الناتجة عن عملية الرقمنة ؟
وبعد تحديد الاجابات على هذه التساؤلات يمكننا الانتقال للمرحلة التالية .
المرحلة الثالثة :
حقول الفهرسة

قبل البدء بعملية الارشفة الالكترونية لابد ان تتضمن منهجية تنفيذ المشروع ، حقول الفهرسة التي اعتمدة لكل ارشيف او لكل مديرية او لكل إدارة .
كما لابد ان تتضمن المنهجية تحديد دقيق للحقول المشتركة بين ارشيف وآخر ، اذا كان هناك من حقول مشتركة .
الاخذ بعين الاعتبار أن عدد حقول الفهرسة كلما كان كبيرا ، كانت عملية إدخال البيانات اصعب وتحتاج وقت اكثر ، ولذلك اختصار عدد حقول الفهرسة مطلوب لتسريع علمية الارشفة الالكترونية ، رغم ان بعض المختصين ينصحون بان يكون عدد الحقول كبير ليسرع عملية الوصول للوثيقة في الارشيف الالكتروني ، إلا ان الوصول السريع للوثيقة يمكن أن يتحقق بطرق أخرى ، مثل أرشفة الوثائق وفق نوعها ، استخدام تصنيفات دقيقة لكل ارشيف ، وكذلك استخدام تقنية الشجرة في توزيع الوثائق داخل الارشيف الالكترونية .

المرحلة الرابعة :
إدخال بيانات الفهرسة (Indexing Data Entry) ، (saisie de données d’ Indexation )
غالبا إدخال بيانات الفهرسة إلى حقول الفهرسة يأتي مباشرة بعد عملية الرقمنة للوثيقة ، وذلك كي لاتتراكم الوثائق المرقمنة وتصبح عملية فرزها وتوزيعها لإدخال البيانات مشكلة .

لذلك عند استخدام الماسحات الضوئية الدفعية ، يتم الحرص على وضع فواصل بين كل وثيقة ، ليتم انشاء ملف إلكترونية منفصل لكل وثيقة عند رقمنتها ، وتوزيع الملفات على مدخلي البيانات لتسريع عملية إدخال البيانت واشراك جميع المدخلين في العملية .

كل المعطيات التي يجب اخذها بعين الاعتبار لوضع الطريقة الامثل لإدخال البيانات ، تكون متعلق بالواقع الفعلي ، قاعات العمل ، توزيع المراقبين للوثائق المرقمة والبيانات المدخلة المرتبطة بها ، تحديد مستوة السرية للوثائق ليتم تحديد من يستطيع الاطلاع عليها في مابعد ، وكذلك توزيع الاشخاص مالكي حق المصادقة على الوثائق الالكترونية لادخالها بشكل رسمي للارشيف الالكترونية لتصبح جزء منه يمنع تعديلها ، إلا من قبل من يملك صلاحة .

المرحلة الخامسة :
إعادة ترتيب الأرشيف الورقي :
منهجية اعادة الارشيف الورقي لمكانه بعد رقمنته ، مع الاخذ بعين الاعتبار ، تخصيص حقل من حقول الفهرسة للمكان الفيزيائي للوثيقة الورقية ، ليساعدنا الارشيف الالكتروني بالوصول السريع للوثيقة الورقية الاصلية من خلال ادخال الترميز المتبع سابقا بالارشيف الورقي في هذا الحق ، والذي نتج بدوره عن اتباع احد الطرق العالمية في تصنيف الارشيف الورقي سابقا عند بناء الارشيف الورقي .

المرحلة السادسة :
التوصيات

لابد في اي منهجية للارشفة الاكترونية ان تتضمن مجموعة من التوصيات الضرورية ، والتي يجب اتباعها لتكون علمية الارشفة الالكترونية متقنة ، وتنفذ وفق افضل الشروط .
يمكن ان تتضمن التوصيات مايلي :

1- استخدام نظام المسارات في عملية الارشفة الالكترونية او عدم استخدامه.
2- التدريب الجيد للعاملين على تنفيذ المشروع قبل البدء بالتنفيذ
3- تدريب المستثمرين للارشيف الالكترونية على الطريق المختلفة للبحث
4- تدريب مدراء النظام بشكل جيد على صيانة النظام وأخذ النسخ الاحتياطية من الارشيف الالكترونية بشكل دوري.
5- وضع نظم الحماية الضرورية للشبكة والمخدمات لحماية الارشيف الالكتروني من الاختراقات .
6- التحضير للانتقال للادراة الاكترونية من خلال اختيار نظام سير عمل مثالي Workflow متوافق من نظام الارشفة الالكترونية المستخدم.

 

 

 

 

 

بيان بالرسوم الدراسيه
947.5 رسوم الفرقة الرابعة
847.5 رسوم الفرقة الثالثة
847.5 رسوم الفرقة الثانية
860.5 رسوم الفرقة الاولى
25   لكل ساعة نظريه رسوم الكتاب الالكترونى
200 رسوم طلب التحويل
100 رسوم المحتوى العلمى للفرقة الواحده
100.5 رسوم ايه افادة للطالب المقيد بالكلية

(اثبات قيد، بيان حاله دراسيه، سحب ملف )

100.5 رسوم شهادات الخريجين

(التخرج  ، بيان الدرجات ، حسن سير وسلوك )

  رسوم شهادة التخرج الاصليه